Телефон в диспетчерской звонит без остановки. Один жилец передаёт показания, второй спрашивает, когда приедет сантехник, третий хочет узнать, почему в квитанции такая сумма. Сотрудники отвечают, записывают, перезванивают, передают информацию коллегам. А потом выясняется, что одна заявка потерялась, показания внесены с ошибкой, а собственник уже написал жалобу.

Проблема скрыта не в сотрудниках управляющих компаний, как может показаться на первый взгляд. Она в том, что УК пытается обслуживать современный жилой комплекс инструментами из прошлого.

Согласитесь, вместо того, чтобы звонить, практически всем сегодня проще открыть приложение, нажать кнопку и получить понятный статус: «заявка принята», «мастер назначен», «работа выполнена». Для управляющей компании это означает меньше звонков, меньше ручной работы и больше контроля над эксплуатацией.

Прежде, управляющие компании, для обратной связи с жителями, использовали только телефонную линию. Но телефонный звонок хорош, пока обращений немного. В доме на несколько сотен квартир даже обычный день быстро превращается в очередь из вопросов.

Каждый звонок требует времени сотрудника. Заявку нужно записать, уточнить адрес, передать исполнителю, проконтролировать результат и сообщить жильцу о завершении работы. Если обращение пришло вечером или в момент высокой нагрузки, оно легко затеряется среди других.

Автоматизация общения между управляющей компанией и жителями — одно из преимуществ приложения «QLife-Качество жизни», которое разработала компания «ПРАЙ». Это полноценный рабочий инструмент УК, помогающий устранить рутинную работу, такую как: сбор показаний, приём и контроль исполнения заявок.

Приложение меняет саму механику работы. Житель создаёт заявку самостоятельно, прикладывает фотографию, выбирает нужную услугу и видит, что происходит дальше. УК получает обращение уже в структурированном виде.

Это снижает нагрузку на диспетчерскую и одновременно повышает прозрачность работы: руководитель видит количество заявок, сроки исполнения и повторяющиеся проблемы.

Чем меньше действий требуется от человека, тем чаще он пользуется сервисом. И это работает не только с заявками на ремонт.

Сбор показаний — ещё один процесс, где ручной труд постепенно уступает автоматизации.

Умные счётчики, которые передают данные о потреблении воды, электричества, тепла и газа в цифровую систему, пока стоят не во всех домах. Часто процесс сбора данных происходит в ручном режиме, что занимает большое количество времени у сотрудников управляющих компаний. Не стоит забывать и про человеческий фактор, который может привести к ошибкам и недовольству жильцов.

В приложении «QLife-Качество жизни», мы продумали функционал, который позволяет напоминать жильцам о том, что пришёл срок подачи показаний и автоматически принять эти показания.

Но ценность здесь не только в том, что сотруднику не нужно переносить цифры из блокнота в компьютер. Приложение может сохранить оборотный капитал управляющей компании.

Для УК важна не только выручка, но и то, сколько денег реально поступает на счёт.

Просроченные платежи создают дополнительную работу для бухгалтерии и юристов: нужно искать должников, отправлять уведомления, готовить документы, вести переписку и контролировать оплату.

Удобная цифровая среда снижает барьеры для своевременной оплаты. Когда начисления и история платежей находятся в одном приложении, а оплатить услугу можно сразу, меньше причин откладывать платёж.

Исследования Сбер и ВТБ показывают, что около трети жильцов квартир в ЖК имеют задолженность по ЖКУ из-за того, что забывают вовремя оплатить счета. В «QLife-Качество жизни» блок работы с ЖКУ имеет возможность подключить приём оплаты и напоминать жильцу о сроках оплаты и возникшей задолженности.

За счёт системы уведомлений и возможности ручного управления напоминаниями, внедрение приложения позволяет сократить задолженности жильцов от 15% до 37%.

При этом сотрудники освобождаются от части повторяющихся операций. Диспетчеры меньше времени тратят на типовые вопросы, бухгалтерия — на ручную обработку платежной информации, а юристы — на часть работы, связанной с взысканием задолженности.

А теперь самое интересное. Цифровизация нужна не только для того, чтобы тратить меньше, она может помогать зарабатывать больше.

У любой УК есть платные услуги: сантехнические работы, мелкий ремонт, обслуживание оборудования, дополнительные сервисы для квартиры и дома. Проблема в том, что жильцы часто не знают о таких возможностях и предложениях. Ваша информация, находящаяся в дальнем разделе сайта, в старом объявлении на стенде или передаваемая «из уст в уста» будет всегда уступать мощными интернет агрегаторами услуг.

Приложение, которым будут ежедневно пользоваться все ваши жильцы изменит ситуацию. Житель вошёл в приложение, чтобы открыть шлагбаум, посмотреть видео с камеры на парковке или получает уведомление с домофона — на экране он замечает витрину доступных услуг. Нативно человек понимает, что если ему требуется определённая услуга — он может оформить заказ прямо в приложении. В своём личном кабинете он следит за статусом заявки и может оценить результат.

Чем проще оформить заказ, тем меньше людей от него откажется на полпути. Вместо «где-то была информация о сантехнике, надо найти номер» получается «нужен сантехник — открыл приложение — оформил заявку».

Назначили мастера — получил уведомление. Работа завершена — оценил результат.

Для УК это дополнительный канал продаж без необходимости обзванивать жильцов.

Руководителю не нужно ещё одно приложение «для галочки». Нужна система, которая влияет на показатели бизнеса.

QLife помогает собрать ключевые процессы в одном цифровом контуре и связать сервис для жильца с внутренней работой УК. В результате можно одновременно решать несколько задач:

• сокращать количество ручных операций и нагрузку на сотрудников;

• уменьшать количество потерянных заявок и ускорять их обработку;

• автоматизировать сбор показаний;

• снижать дебиторскую задолженность;

• продвигать и продавать платные услуги;

• получать дополнительный доход от сервисов и комиссии маркетплейса.

При этом приложение становится постоянной точкой контакта с жильцом. УК не приходится ждать, пока человек позвонит или зайдёт на сайт. Компания сама может показывать ему доступные сервисы в тот момент, когда они могут понадобиться.

Сегодня цифровое управление домом — это способ изменить экономику эксплуатации.

Застройщик получает дополнительную ценность для жилого комплекса. Управляющая компания — инструмент автоматизации, снижения расходов и роста выручки. Житель — возможность решать бытовые вопросы без звонков и долгого ожидания.

Поэтому откладывать цифровизацию на «когда-нибудь» становится всё дороже. Пока сотрудники вручную принимают заявки и собирают показания, компания продолжает оплачивать платить временем там, где можно экономить.

ПРАЙ помогает цифровое решение на базе QLife под задачи конкретной УК. Не обязательно сразу автоматизировать всё. Можно начать с заявок, показаний и платежей, затем подключить платные услуги и маркетплейс.

Такой подход позволяет запускать изменения поэтапно и считать эффект на каждом шаге. Снижение нагрузки на сотрудников, уменьшение задолженности и рост продаж дополнительных услуг формируют экономический результат, который помогает окупить затраты на внедрение.

А дальше цифровая система начинает работать на развитие бизнеса: появляются новые услуги, новые способы взаимодействия с жильцами и новые источники дохода.

Умный дом становится новым стандартом. И для УК вопрос уже не в том, нужна ли ей цифровизация, а в том, сколько преимуществ она потеряет, если продолжит ждать.